Kary za KSeF od 2027 roku — co grozi firmie

Od kiedy obowiązują kary za KSeF

Kary administracyjne za faktury wystawione poza KSeF zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku. KSeF to Krajowy System e-Faktur — rządowa platforma, przez którą firmy wystawiają i odbierają faktury w jednym, ustandaryzowanym formacie.

Do 31 grudnia 2026 roku trwa okres ochronny. W tym czasie urząd skarbowy nie nałoży kary administracyjnej za pominięcie KSeF. To nie znaczy jednak, że faktury można wystawiać dowolnie.

Przez cały okres ochronny zostaje pełna odpowiedzialność za rozliczenie VAT. Zostaje też odpowiedzialność karno-skarbowa za błędy w fakturach. Okres ochronny dotyczy tylko nowych kar za samo wystawienie faktury poza systemem.

Dla Ciebie oznacza to jedno: rok 2026 to czas na spokojne ustawienie procesu. Od stycznia 2027 roku faktura poza KSeF staje się ryzykiem finansowym, a nie tylko niedopatrzeniem.

Ile wynosi kara za fakturę poza KSeF

Za fakturę wystawioną poza KSeF urząd skarbowy może nałożyć karę do 100% kwoty podatku VAT z tej faktury. To górna granica — naczelnik urzędu skarbowego ustala konkretną kwotę w decyzji.

Przy fakturach bez wykazanego VAT zasada jest inna. Tu kara sięga do 18,7% kwoty należności ogółem, czyli wartości brutto faktury. Dotyczy to na przykład części sprzedaży zwolnionej z VAT.

Weź prostą fakturę na 10 000 zł netto z 23% VAT. Podatek to 2 300 zł. Górna granica kary za pominięcie KSeF przy takiej fakturze to właśnie te 2 300 zł — całość VAT.

Słowo „do” jest tu kluczowe. Ustawa daje sufit, nie sztywną stawkę. W praktyce wysokość kary zależy od decyzji naczelnika i od okoliczności sprawy.

Trzy rodzaje kar — porównanie

Wokół KSeF krążą trzy różne kary i łatwo je pomylić. To nie jest jedna kara z różnymi progami — to trzy odrębne sytuacje, każda z własną podstawą i wysokością.

• Faktura z VAT wystawiona poza KSeF — kara do 100% kwoty VAT z faktury. Obowiązuje od 1 stycznia 2027 roku.
• Faktura bez VAT wystawiona poza KSeF — kara do 18,7% wartości brutto. Obowiązuje od 1 stycznia 2027 roku.
• Brak numeru KSeF w tytule przelewu — od 1 stycznia 2027 roku trzeba podawać numer KSeF w tytule przelewu B2B. To odrębny obowiązek przy płatności, niezależny od kar za fakturę poza systemem.

Czy moja firma już musi wystawiać w KSeF

Najpewniej tak — i to od 1 kwietnia 2026 roku. Obowiązek wejścia do KSeF rozłożono na trzy grupy firm według wielkości sprzedaży. Twoja data startu zależy od tego, w której grupie jesteś.

1. Duże firmy ze sprzedażą za 2024 rok powyżej 200 mln zł — obowiązek od 1 lutego 2026 roku.
2. Pozostali czynni podatnicy VAT — obowiązek od 1 kwietnia 2026 roku. To grupa, w której jest większość firm z Legnicy i regionu.
3. Najmniejsze firmy (sprzedaż fakturowana do 10 tys. zł brutto miesięcznie) — obowiązek wystawiania dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Jedna data dotyczy wszystkich już od 1 lutego 2026 roku — obowiązkowy odbiór faktur w KSeF. To znaczy, że Twoi dostawcy mogą już dziś wystawiać Ci faktury przez system, a Ty musisz umieć je stamtąd pobrać.

Typowa hurtownia, serwis samochodowy czy biuro rachunkowe z Legnicy to grupa z 1 kwietnia 2026 roku. Jeśli prowadzisz taką firmę, obowiązek wystawiania w KSeF już Cię dotyczy — start kar w 2027 roku to osobna sprawa.

Czy za błąd w KSeF w 2026 roku grozi kara

Kar administracyjnych za pominięcie KSeF nie ma do końca 2026 roku. To właśnie sens okresu ochronnego — system jest obowiązkowy, ale za samo wystawienie faktury poza nim urząd jeszcze nie ukarze.

To nie jest jednak zielone światło na bałagan. Odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie VAT zostaje przez cały 2026 rok. Zostaje też odpowiedzialność karno-skarbowa za faktury wystawione niezgodnie z przepisami.

W praktyce okres ochronny to czas na naukę bez ryzyka nowej kary. Możesz spokojnie przetestować wystawianie, sprawdzić odbiór faktur od dostawców i wyłapać potknięcia, zanim wejdą sankcje.

Dobrze ten rok wykorzystać, a nie przeczekać. Firma, która do stycznia 2027 roku ma poukładany proces, wchodzi w okres kar bez stresu. Firma, która zostawi to na ostatnią chwilę, ryzykuje karę przy pierwszej pomyłce.

Numer KSeF w tytule przelewu

Od 1 stycznia 2027 roku dochodzi osobny obowiązek przy płaceniu faktur. W przelewach B2B między czynnymi podatnikami VAT trzeba podać numer KSeF faktury w tytule przelewu. Dotyczy to także płatności w mechanizmie podzielonej płatności, czyli split payment.

Numer KSeF to indywidualny numer, który system nadaje każdej fakturze po jej przyjęciu. Bank i druga strona transakcji powiązują po nim przelew z konkretną fakturą. Bez tego numeru przelew zostaje bez jasnego przypisania.

Za pominięcie numeru KSeF w tytule przelewu mogą Cię spotkać praktyczne konsekwencje: utrudnioną alokację płatności i pytania z urzędu przy kontroli. To inny obowiązek niż wystawienie faktury w KSeF — kara za fakturę poza systemem liczona jest od kwoty VAT, do 100%.

Obowiązek nie obejmuje wszystkich przelewów. Nie dotyczy sytuacji, gdy któraś ze stron nie jest czynnym podatnikiem VAT. Nie dotyczy też faktur wystawionych w trybie offline, którym system nie zdążył jeszcze nadać numeru.

Jak nie wpaść w kary przez awarię

Pierwsze pytanie każdego właściciela brzmi: co, jeśli system padnie w momencie wystawiania faktury. Przepisy to przewidują — są trzy tryby na sytuacje, gdy KSeF jest niedostępny. Każdy ma własny termin na dosłanie faktury.

Trzy tryby awaryjne

1. Tryb offline24 — na problemy z połączeniem po Twojej stronie. Fakturę wystawiasz normalnie, a do KSeF przesyłasz ją najpóźniej następnego dnia roboczego.
2. Tryb offline — gdy niedostępność systemu ogłasza Ministerstwo Finansów. Wystawiasz faktury offline na ogłoszonych zasadach i przesyłasz po przywróceniu działania.
3. Tryb awaryjny — przy awarii ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Na przesłanie faktury masz 7 dni roboczych od ustania awarii.

Co istotne, data wystawienia faktury jest tą, którą wpiszesz w polu z datą — nie tą, w której faktura trafia do systemu. Awaria nie przesuwa Ci dnia sprzedaży ani momentu rozliczenia.

Klucz to mieć narzędzie, które samo pilnuje tych terminów. Jeśli program do faktur wystawi dokument offline i potem automatycznie dośle go do KSeF, awaria przestaje być Twoim problemem. To różnica między ręcznym pilnowaniem a spokojem.

Częste błędy i jak ich uniknąć

Większość problemów z KSeF nie wynika z samej kary, tylko z błędnych założeń. Oto cztery pomyłki, które najczęściej zaskakują właścicieli firm z regionu.

• Mylenie daty 2027 z datą startu obowiązku. Dla większości firm obowiązek ruszył 1 kwietnia 2026 roku. Rok 2027 to start kar, nie wejście do systemu.
• Mylenie obowiązku przelewu z karą za fakturę. Numer KSeF w tytule przelewu to osobny obowiązek od 2027 roku. Główna kara za fakturę poza KSeF liczy się od kwoty VAT, do 100% — to dwie różne sprawy.
• Brak planu na awarię. Bez ustawionych trybów offline jedna niedostępność systemu może przerodzić się w spóźnioną fakturę i ryzyko sankcji od 2027 roku.
• Pomijanie odbioru faktur. Odbiór faktur w KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich od 1 lutego 2026 roku. Dostawca może Ci już dziś wystawić fakturę tylko w systemie.

Dobra wiadomość: każdy z tych błędów da się usunąć raz, ustawiając proces porządnie. Kiedy wystawianie i odbiór faktur w KSeF działa automatycznie, nie wracasz do tematu przy każdej fakturze.

Po stronie podatkowej Twoim doradcą zostaje księgowa lub doradca podatkowy — to oni rozstrzygają, jak rozliczyć konkretną fakturę. My zajmujemy się stroną techniczną: spięciem KSeF z programem do faktur i Twoimi systemami.

Jak przygotować firmę do KSeF

Przygotowanie nie jest skomplikowane, jeśli zrobisz je po kolei. Cel jest jeden: do stycznia 2027 roku mieć proces, który sam pilnuje wystawiania i odbioru faktur, bez ręcznego nadzoru.

1. Sprawdź, w której grupie jest Twoja firma i od kiedy dokładnie obowiązuje Cię wystawianie — dla większości to 1 kwietnia 2026 roku.
2. Upewnij się, że Twój program do faktur obsługuje wystawianie i odbiór przez KSeF oraz tryby offline.
3. Ustaw automatyczne dosyłanie faktur wystawionych offline, żeby awaria nie groziła spóźnieniem.
4. Przetestuj cały obieg w 2026 roku, w okresie ochronnym, zanim wejdą kary.
5. Skonsultuj stronę podatkową z księgową, a stronę techniczną i integracje powierz nam.

W LegnicaTech zajmujemy się właśnie tą techniczną stroną. Łączymy KSeF z programem do faktur, sklepem internetowym czy magazynem, tak żeby faktury wchodziły i wychodziły bez przepisywania ich ręcznie. Fakturowanie to tylko jeden z procesów, które warto odciążyć — które jeszcze, rozkładamy w przewodniku po tym, jakie procesy w firmie zautomatyzować.

Jeśli chcesz, żeby fakturowanie po prostu działało, zacznij od automatyzacji procesów w firmie. Przy szerszym poukładaniu IT pomoże Ci outsourcing IT dla firm.