Serwer dla firmy czy chmura? Przewodnik dla właściciela na 2027 rok

Jeśli zastanawiasz się, jaki serwer dla firmy kupić, odpowiedź zwykle brzmi: żaden, bo poczta, pliki i programy lepiej działają w chmurze. Wyjątki istnieją, a serwer, który już stoi w biurze, możesz zostawić i przenosić rzeczy stopniowo. Ten przewodnik jest dla właściciela albo dyrektora firmy na 10 do 100 osób, który decyduje, co zrobić z serwerem. Możesz przeczytać go w całości albo od razu przejść do części, która Cię interesuje.

Ten przewodnik w skrócie

Najważniejsze wnioski z ośmiu części. Każdy punkt prowadzi do rozwinięcia.

• Chmura to dziś standard. Praca wyszła z biura do domu, samochodu i hali. Serwer zamknięty w biurze obsłuży ją tylko przez obejścia, które podnoszą ryzyko włamania.
• Dane i tak już powierzasz dostawcom. Poczta, bank i CRM od dawna działają poza biurem. Skoro tak, lepiej wybrać dostawcę z największymi zasobami na ochronę danych.
• Bezpieczeństwo. Duży dostawca łata systemy i trzyma dane w kilku budynkach. Po Twojej stronie zostają konta i dostępy, a najtańszą ochroną jest logowanie dwuetapowe.
• Koszty. Cena serwera z faktury to dopiero pierwsza pozycja, reszta wraca co roku. Chmura zaczyna się od darmowych pakietów i drożeje razem z firmą.
• Kopie zapasowe i awarie. Dane w kilku budynkach nie chronią przed skasowaniem, więc kopia zapasowa musi leżeć osobno. Na awarię internetu jest łącze zapasowe, a przy awarii u dostawcy pracuje się na plikach zapisanych na komputerach.
• Integracje i kontrola nad danymi. Ważniejsze od miejsca danych jest to, czy da się je wyjąć i połączyć z innymi programami. Otwarte standardy i unijne przepisy sprawiają, że wybór chmury nie jest wyborem na zawsze.
• Kiedy serwer nadal ma sens. Zakład ze słabym łączem albo firma, która musi mieć dane zawsze, potrzebuje czegoś na miejscu, połączonego z chmurą. Istniejący serwer bierzemy pod opiekę i przenosimy rzeczy stopniowo.
• Lista kontrolna na start. Siedem kroków, od sprawdzenia dat wsparcia po próbne odtworzenie kopii. Przechodzisz je etapami, w swoim tempie.

1. Chmura to dziś standard, bo praca wyszła z biura

Serwer dla firmy na 10 do 100 osób zwykle nie jest już potrzebny, bo poczta, pliki i programy działają w chmurze. To od lat rozwiązany problem, a nie eksperyment dla odważnych. Model własnego serwera w biurze odchodzi, bo zmieniły się warunki, w których powstał.

Kiedy w wielu firmach stawiano serwer, prawie cała praca odbywała się przy biurku, i był to rozsądny wybór. Dziś praca rozjechała się po biurze, domu, samochodzie handlowca i hali, a zespół korzysta z aplikacji na telefonie.

Technologia jest gotowa od lat, a firmy są mniej więcej w połowie drogi. Według GUS (Główny Urząd Statystyczny) w 2025 roku za usługi w chmurze płaciło 55,3% firm w Polsce. Na Dolnym Śląsku było to 58,3%, trzeci wynik w kraju. Badanie obejmuje firmy od 10 osób. To nie znaczy, że pozostałe trzymają wszystko na serwerze w biurze. Część ma na przykład pocztę w pakiecie hostingowym albo korzysta z darmowych usług.

Stałe, szybkie łącze ma dziś prawie każda firma na Dolnym Śląsku. Praca na danych w chmurze jest więc na co dzień możliwa prawie wszędzie.

Serwer zamknięty w biurze takiej pracy sam nie obsłuży. Dostęp z domu albo z trasy wymaga wystawienia jego usług do internetu albo własnego szyfrowanego połączenia z biurem. Pierwsza droga podnosi ryzyko włamania, druga to kolejna rzecz do pilnowania.

To ryzyko ma polskie dane. CERT Polska to zespół, do którego firmy i urzędy zgłaszają ataki i włamania. W raporcie za 2025 rok opisuje 46 incydentów, w których zaatakowana firma miała zdalny pulpit dostępny z internetu. W dwóch przypadkach od wystawienia go do internetu do zaszyfrowania danych minęło mniej niż 2 tygodnie.

Dla firmy taki atak oznacza przestój i odtwarzanie danych zamiast pracy. W chmurze dostęp z domu i z telefonu jest częścią usługi, chronioną logowaniem dwuetapowym, czyli hasłem plus potwierdzeniem na telefonie.

Model z serwerem w biurze widać na co dzień w drobnych sytuacjach:

• Handlowiec jest u klienta i nie ma aktualnego cennika, bo cennik leży w folderze na serwerze.
• Ktoś pracuje w domu na kopii pliku i w firmie powstają dwie wersje tego samego dokumentu.
• Nowy pracownik czeka na dostęp do folderu, bo uprawnienia ustawia jedna osoba.

Żadna z tych sytuacji nie jest winą ludzi: praca wyszła z biura, a dane zostały w środku. Każde obejście ktoś musi utrzymać, dlatego osobno odpowiadamy, czy chmura zastąpi informatyka.

2. Dane i tak już powierzasz dostawcom

Chmura w firmie to sprzęt dostawcy, za który płacisz abonament, zamiast go kupować i wymieniać. Chodzi o firmową pocztę, pliki i programy, a nie o prywatny dysk w telefonie.

Twoja firma najpewniej korzysta z chmury od dawna, tylko tak tego nie nazywa. Poczta działa w Microsoft 365, w Google albo na hostingu razem z domeną, na przykład w home.pl czy OVH. Bank, kadry i KSeF, czyli krajowy system e-faktur, działają w przeglądarce. CRM, czyli program do kontaktów z klientami, zwykle też już jest u dostawcy.

Powierzenie danych komuś na zewnątrz większość firm ma więc już za sobą. Gdzie trzymać pocztę firmową, porównujemy osobno w tekście poczta firmowa: co wybrać.

W biurze zostaje zwykle program do sprzedaży i magazynu (ERP), foldery z plikami i dysk z kopią obok.

Strona firmowa stoi na hostingu, ale też potrzebuje stałej opieki. Często działa na WordPressie, najpopularniejszym systemie do budowy stron. Popularność ma swoją drugą stronę: WordPress jest głównym celem ataków, bo jedna znaleziona luka otwiera drogę do wielu stron naraz.

Sam WordPress to dopiero podstawa. Żeby strona robiła wszystko, czego firma potrzebuje, dokłada się do niej zestaw wtyczek, czyli dodatków od różnych autorów. Każda wtyczka to kolejne miejsce, przez które da się zaatakować stronę, i to we wtyczkach leży większość luk.

Dlatego sam WordPress, jego motyw graficzny i każdą wtyczkę trzeba regularnie aktualizować. To stała praca, a nie jednorazowe zlecenie. Istniejące strony na WordPressie przejmujemy pod opiekę i utrzymujemy, nowych w nim nie budujemy. Co robić, gdy coś już się stało, opisujemy osobno w tekście o tym, po czym poznać zhakowaną stronę WordPress.

Każde z tych narzędzi to powierzenie danych. RODO, czyli unijne przepisy o ochronie danych osobowych, traktuje hosting poczty jako podmiot, który przetwarza dane w Twoim imieniu. Tak opisuje to Europejska Rada Ochrony Danych, która wydaje wytyczne do RODO. Obie strony muszą wtedy zawrzeć umowę powierzenia.

Jeśli handlowcy rozmawiają z klientami przez zwykłego WhatsAppa na prywatnych telefonach, firmowe dane już są w chmurze, tylko nie w firmowej. Treść wiadomości jest szyfrowana i Meta, właściciel WhatsAppa, jej nie czyta. Do Meta, także do USA, trafiają za to dane o tym, kto z kim i kiedy rozmawia. Kopia czatów, jeśli pracownik ją włączy, trafia na jego prywatne konto Google albo Apple. Umowę powierzenia WhatsApp daje w wersji Business. Przy zwykłym koncie firma takiej umowy nie ma, a to naszym zdaniem trudno pogodzić z RODO. Pytanie nie brzmi więc, czy chmura, tylko czy chmura, którą firma wybrała i nad którą ma kontrolę.

Umowa powierzenia załatwia stronę prawną, ale sama danych nie chroni: nie łata serwera, nie robi kopii i nie zatrzyma przejęcia konta. O bezpieczeństwie decyduje to, kto stoi za usługą.

Wniosek jest prosty: skoro i tak powierzasz dane, lepiej powierzyć je dostawcy, który ma największe zasoby na ich ochronę. Na przykład u Microsoftu dane polskiej firmy w Microsoft 365 leżą w Unii Europejskiej, a jedną z lokalizacji jest Warszawa. Microsoft podajemy jako przykład, bo z jego usług firmy korzystają najczęściej. Ta sama logika dotyczy Google, Amazona i innych dużych dostawców. Pracujemy z każdym z nich, a tam, gdzie to ma sens, stawiamy też rozwiązania na miejscu. Jak to wygląda od strony umów, opisujemy w tekście o RODO i umowie powierzenia.

Tak decydują organizacje z własnymi prawnikami

Polska administracja publiczna ma podstawę prawną do kupowania usług w chmurze publicznej. Daje ją program Wspólna Infrastruktura Informatyczna Państwa, oparty na uchwale Rady Ministrów.

Komisja Nadzoru Finansowego (KNF), czyli urząd, który nadzoruje banki, dopuściła je do chmury publicznej już kilka lat temu. Dziś zasady wynikają z unijnego rozporządzenia DORA o odporności cyfrowej sektora finansowego.

To organizacje z działami prawnymi i bezpieczeństwa. Skoro chmura przeszła ich analizy, firma na 50 osób nie musi zaczynać tej dyskusji od zera.

3. Bezpieczeństwo: skala dostawcy i to, co zostaje po Twojej stronie

Skala, której jedna firma nie odtworzy

Jeden serwer w biurze to jeden punkt awarii. Gdy padnie zasilacz albo płyta główna, staje praca wszystkich, którzy z niego korzystają. Łatanie, ochrona przed atakami i kopie spoczywają zwykle na jednej osobie.

Duży dostawca działa w innej skali. Na przykład Microsoft ma centrum danych w Polsce: region chmury w Warszawie z trzema strefami dostępności. Strefa to osobny budynek z niezależnym zasilaniem, chłodzeniem i siecią. Dane mogą więc zostać w kraju i leżeć jednocześnie w kilku budynkach. Region w Warszawie ma też Google.

Kto chce być odporny także na awarię całego regionu, trzyma kopię w innym kraju Unii. Może to być na przykład region w Niemczech albo w Szwecji. Dane nadal podlegają RODO.

Dane, które nie podlegają RODO, można kopiować nawet na inne kontynenty. Chodzi o dane bez informacji o ludziach: katalog produktów, dokumentację techniczną, pliki bez danych osobowych. Taka kopia chroni nawet przed awarią na skalę kontynentu.

Firma z klientami za granicą potrzebuje też strony, która u nich działa równie szybko jak w Polsce. Zwykły pakiet hostingowy często tego nie daje, bo strona stoi w jednym miejscu. Platformy takie jak Azure rozsyłają stronę i jej pliki bliżej odbiorców, a szybka strona lepiej sprzedaje. Rozwijamy to w osobnym tekście.

Nad bezpieczeństwem takiej usługi pracują duże, wyspecjalizowane zespoły. Tego nie odtworzy jedna firma, jedna szafa ani małe lokalne centrum danych. Dla Ciebie to mniej przestojów i aktualizacje bez Twojego udziału.

Kto za co odpowiada

Skala nie zwalnia z odpowiedzialności. Dostawca odpowiada za budynek, prąd, sprzęt i łatanie swoich systemów. Dane, konta pracowników, ich komputery i uprawnienia zostają po Twojej stronie, w każdym wariancie usługi.

Ransomware, czyli program, który szyfruje dane i żąda okupu, pokazuje, gdzie leży słabe ogniwo. W 2025 roku zgłoszeń takich ataków do CERT Polska było więcej niż rok wcześniej, a to tylko część wszystkich ataków w Polsce.

Tam, gdzie dało się ustalić drogę wejścia, w znacznej większości była to usługa zdalnego dostępu bez logowania dwuetapowego.

Najskuteczniejsza odpowiedź jest tania. W badaniu Microsoftu z 2023 roku logowanie dwuetapowe obniżyło ryzyko przejęcia konta o 99,22%. Najczęściej wdrażamy Microsoft 365 z logowaniem dwuetapowym, a naszym standardem są klucze dostępu na telefonie, służbowym albo prywatnym. Osobno opisujemy, jak wdrożyć dwuetapowe logowanie w firmie.

AI zmienia cyberbezpieczeństwo

Sztuczna inteligencja przyspiesza ataki. Według raportu Microsoftu o zagrożeniach z 2026 roku od wykrycia luki do jej użycia przez atakujących mija wyraźnie mniej niż doba. Usunięcie krytycznej luki w firmach trwa według tego raportu tygodnie.

Ten sam raport studzi alarm: AI pomaga głównie w wybranych etapach, a złożone włamania nadal prowadzą ludzie. W Polsce CERT Polska obserwuje dziesiątki kampanii oszustw przygotowanych narzędziami opartymi na AI.

Wniosek nie brzmi „bój się”, tylko „wybieraj rozwiązania sprawdzone”. Przy takim tempie liczy się, kto łata fundament i jak szybko. Serwer w biurze łata ten, kto ma go pod opieką, obok innych obowiązków. Usługę dużego dostawcy łata zespół, który robi tylko to i podpisuje się pod wynikiem.

Po Twojej stronie rośnie za to waga ludzi i kont. Dlatego warto, żeby zespół umiał rozpoznać phishing i oszustwa z AI.

Microsoft zobowiązał się też trzymać dane klientów z Unii w jej granicach (EU Data Boundary). Publikuje przy tym listę wyjątków, w których część danych trafia poza Unię. Więcej o tym w tekście o bezpieczeństwie danych w chmurze.

4. Koszty: abonament a pełny koszt własnego serwera

Abonament zwykle zestawia się z ceną sprzętu, a cena z faktury to tylko pierwsza pozycja kosztu serwera. Pozostałe wracają co roku:

• licencje systemu i licencje dostępowe dla pracowników,
• zasilanie awaryjne i wymiana jego akumulatorów,
• prąd i chłodzenie przez całą dobę,
• wymiana dysków, a po końcu wsparcia producenta także sprzętu,
• kopie zapasowe,
• czas informatyka na łatanie i odtwarzanie,
• koszt przestoju, kiedy coś przestaje działać.

Kwot tu nie podajemy, bo zależą od sprzętu i od firmy. Pełny koszt własnego serwera rozkładamy na części w osobnym tekście. Ostatnią pozycję policzysz sam, jeśli sprawdzisz, ile kosztuje przestój IT w firmie Twojej wielkości.

Serwer ma datę ważności

Najkonkretniejszy koszt podaje producent. Microsoft wspiera każdą wersję systemu przez określony czas: najpierw w pełni, a potem już tylko poprawkami bezpieczeństwa.

Windows Server 2016 przestaje dostawać poprawki bezpieczeństwa 13 stycznia 2027 roku. Dla Windows Server 2019 ten dzień wypada 10 stycznia 2029 roku. Po tej dacie nowe luki w systemie nie są już łatane przez producenta.

Tę datę trzeba wpisać do budżetu. Sprawdź, jaki system działa na Twoim serwerze, i zapisz ją. Jeśli wypada za rok albo dwa, to naturalny moment, żeby policzyć oba warianty.

Chmura zaczyna się od zera złotych

W chmurze nie kupujesz sprzętu na zapas, tylko płacisz za to, czego używasz. Duzi dostawcy mają darmowe pakiety zasobów na prostą stronę, małą aplikację albo przechowywanie plików. Firmie, która dopiero zaczyna pracę w chmurze, często wystarczają one na kilka pierwszych lat. Tak jest na przykład w Azure, chmurze Microsoftu. Płacisz dopiero wtedy, gdy firma urośnie. Koszt rośnie razem z nią, a nie skokiem przy wymianie sprzętu.

Szkolenia zespołu po zmianie da się dofinansować. Formalności prowadzi Dolnośląski Inkubator Przedsiębiorczości (DIP), instytucja, która przygotowuje wniosek i rozliczenie i z którą współpracujemy. Realizujemy też projekty w programie Dig.IT.

5. Kopie zapasowe i odporność na awarie

Odporność na awarie łatwiej dziś zbudować w chmurze dużego dostawcy niż w biurze. Klocki są gotowe: kopie w kilku budynkach, wersje plików, kosz z opóźnieniem i kopia nie do skasowania. Przy serwerze w biurze każdy trzeba kupić i złożyć samemu.

Większość tych klocków trzeba jednak świadomie włączyć i opłacić. Chmura nie robi kopii zapasowej sama z siebie.

Kopie w kilku miejscach to jeszcze nie kopia zapasowa

Dane trzymane naraz w kilku budynkach chronią przed awarią sprzętu, a nawet przed pożarem jednego z nich. Nie chronią przed skasowaniem ani zaszyfrowaniem. Microsoft pisze wprost: skasowanie i nadpisanie trafiają do wszystkich kopii jednocześnie. Plik zaszyfrowany przez ransomware w jednej kopii jest zaszyfrowany we wszystkich.

Przed tym chronią trzy inne mechanizmy:

• Wersje plików. Każda zmiana zostawia poprzednią wersję, której nie da się zmienić. Trzeba je włączyć i zajmują miejsce.
• Kosz z opóźnieniem. Skasowany plik leży w ukryciu przez ustawiony czas. W usłudze kopii zapasowych Azure takiego kosza nie da się wyłączyć.
• Kopia nie do skasowania. Przez ustalony czas nie usunie jej nikt, także administrator i ktoś, kto przejmie jego konto.

Kopia powinna też leżeć osobno: u innego dostawcy albo przynajmniej pod innymi danymi logowania niż sam system. CERT Polska opisuje, że atakujący po wejściu do firmy celowo szukają serwerów z kopiami. Kopii na dyskach sieciowych zwykle nawet nie szyfrowali, tylko czyścili całą przestrzeń dyskową.

Wniosek nie brzmi „dysk sieciowy jest zły”, tylko: kopia pod tymi samymi hasłami ginie razem z resztą. Jak ułożyć całość, piszemy w tekście o tym, jak zrobić backup danych w firmie. Gdy atak już się wydarzy, przydaje się plan na odzyskanie danych po ransomware.

Co daje Microsoft 365, a czego nie daje

Microsoft 365 domyślnie nie robi kopii zapasowej w klasycznym sensie. Daje okna, w których da się odzyskać dane:

• usunięty plik w OneDrive i SharePoint leży w koszu łącznie 93 dni,
• trwale skasowany e-mail odzyskasz przez 14 dni, a po zmianie ustawienia najwyżej przez 30,
• cały OneDrive cofniesz do stanu sprzed najwyżej 30 dni, także po ataku ransomware.

Atak zauważony po pięciu tygodniach jest poza tymi oknami. Microsoft sam zakłada, że większość utraty danych w Microsoft 365 wynika z działań klienta.

Dlatego Microsoft ma osobną, płatną usługę kopii zapasowych dla Microsoft 365, dostępną od niedawna. W jego cenniku kosztuje około 0,60 zł za gigabajt miesięcznie, rozliczane w dolarach. Pocztę i OneDrive kopiujemy usługą do kopii zapasowych w chmurze, z ustawieniami dobranymi do firmy. Osobno piszemy, kiedy potrzebny jest backup Microsoft 365.

Chmura też ma awarie

Jesienią 2025 roku kilkugodzinna awaria w Azure, chmurze Microsoftu, objęła także Microsoft 365. W tym samym miesiącu jeden z regionów chmury Amazona w USA nie działał przez ponad pół doby.

W lipcu 2024 roku wadliwa aktualizacja programu zabezpieczającego CrowdStrike, czyli błąd, a nie atak, położyła komputery na całym świecie. Według szacunku Microsoftu chodziło o miliony urządzeń z Windows.

Awarie zdarzają się więc także u największych. Po obu awariach z 2025 roku dostawcy opublikowali raporty z przyczynami i naprawą. Przy awarii serwera w biurze analizę robi ktoś na miejscu.

Duzi dostawcy zapisują dostępność w umowie. Na przykład dla Microsoft 365 Microsoft gwarantuje 99,9% w każdym miesiącu, czyli najwyżej około 9 godzin przerw w roku. Przy gorszym wyniku klient może dostać zwrot części abonamentu. Program postawiony na dwóch maszynach w różnych budynkach tego samego regionu ma gwarancję 99,99%, czyli poniżej godziny przerw w roku.

To limit, który dostawca dopuszcza, a nie zapowiedź awarii. W praktyce przez długie miesiące nie ma żadnych problemów z dostępnością, choć zdarzają się gorsze okresy, jak początek 2026 roku. Awaria nie musi też wypaść w godzinach pracy biura.

Większość procesów w firmie dobrze znosi przerwę rzędu kilku godzin. Większość programów zapisuje wtedy dane na miejscu, a gdy łączność wraca, sama je synchronizuje. W dobrze ustawionym systemie dane więc nie giną. Jeśli dane muszą być dostępne zawsze, niezależnie od internetu, buduje się pod to osobny układ, opisany w sekcji 7.

Planem B nie jest drugi serwer w biurze. Na awarię internetu w firmie planem B jest zapasowe łącze, które wdrażamy, więc praca idzie dalej.

Na awarię u dostawcy usługi łącze nie pomoże. W dobrze ustawionym systemie ludzie pracują wtedy na plikach i poczcie zapisanych na swoich komputerach. Zmiany zsynchronizują się same, gdy usługa wróci. Dane nie giną, bo kopia leży u innego dostawcy niż sam system. Ta kopia chroni dane, ale nie dostępność. Jeśli coś musi działać zawsze, służy temu układ opisany w sekcji 7.

6. Integracje, przepisy i kontrola nad danymi

Ważniejsze od pytania, gdzie leżą dane, jest inne: czy możesz je stamtąd wyjąć i połączyć z resztą swoich programów. Od tego zależy, ile godzin ktoś spędza na ręcznym przepisywaniu i ile kosztuje zmiana dostawcy.

Dostawcy, dla których otwartość to zagrożenie

Szanujący się dostawca oprogramowania powinien od dobrych dwudziestu lat dawać w standardzie interfejs do łączenia z innymi systemami (w rozmowie usłyszysz „API”). Dzięki niemu firma wyciąga swoje dane, ma nad nimi kontrolę i może je przenieść. Przede wszystkim łączy program z resztą narzędzi, więc zamówienie z CRM samo trafia do ERP.

Są jednak dostawcy, którzy taki interfejs traktują jak zagrożenie, bo zamknięte dane trzymają klienta przy nich. Za ten model biznesowy płaci klient: ręcznym przepisywaniem, pomyłkami i drogim odejściem. Przed podpisaniem umowy zapytaj więc o trzy rzeczy:

• czy program wymienia dane z innymi programami bez człowieka w środku,
• czy da się wyciągnąć wszystkie dane razem z załącznikami,
• czy program sam daje znać innym programom, że coś się zmieniło.

Gdy takiego połączenia nie ma, są obejścia: eksport plików, połączenie z bazą danych, narzędzia do automatyzacji albo przeniesienie do innego systemu. Opisujemy je w tekście o tym, jak połączyć systemy, gdy dostawca nie daje takiego interfejsu.

Uzależnienie od dostawcy da się ograniczyć

Obawa przed uzależnieniem od jednego dostawcy jest rozsądna, ale da się je ograniczyć technologią i prawem. Przy odpowiedniej budowie systemu program i dane przeniesiesz tam, gdzie chcesz: do innego dostawcy chmury albo z powrotem na serwer w firmie. Zrobisz to w dowolnym momencie i z dowolnego powodu, więc wybór chmury nie jest wyborem na zawsze. Pozwala na to wspólny, otwarty standard, który działa u największych dostawców chmury i na zwykłym serwerze. Wszystko zależy od tego, jakie rozwiązania wybierzesz. Elementy na otwartym kodzie (open source), takie jak baza danych czy narzędzia do pilnowania systemu, działają w każdej chmurze i na serwerze w firmie. Logowanie pracowników oparte na otwartych standardach też uruchomisz u dowolnego dostawcy albo u siebie. Uzależnia dopiero wybór usług, które istnieją tylko u jednego dostawcy, dlatego przy nowych wdrożeniach wybieramy przenośne klocki.

Otwarty kod chroni też przed drugim ryzykiem: że dostawca zniknie. Dlatego przy wyborze bazy danych, systemów w tle, ERP i CRM stawiamy na rozwiązania z otwartym kodem albo takie, które mają otwarty odpowiednik. Kod zostaje, a wokół popularnych narzędzi jest społeczność, która je zna i sama z nich korzysta. Narzędzie da się więc dalej utrzymać, własnymi siłami albo z innym partnerem.

Drugą nogą jest unijne rozporządzenie o danych (Data Act), które już obowiązuje. Obowiązuje w Polsce wprost, a polskie przepisy, które wskażą urząd pilnujący jego stosowania, są w drodze.

Od 12 stycznia 2027 roku dostawca chmury nie może pobrać opłaty za zmianę dostawcy, także za wyprowadzenie danych. Do tego dnia może policzyć tylko tyle, ile przejście naprawdę go kosztuje. Dostawca programu w chmurze musi też oddać dane w powszechnie używanym formacie, który da się wczytać gdzie indziej.

Pytanie „ile kosztuje odejście od Was” przestaje więc być niewygodne, bo odpowiada na nie przepis.

NIS2: wymagania przyjdą od klientów

NIS2 to unijna dyrektywa o cyberbezpieczeństwie. W Polsce nowe przepisy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa już obowiązują. Twojej firmy najpewniej nie obejmują wprost, ale dotrą do niej przez umowę z większym klientem. Firma objęta przepisami musi oceniać bezpieczeństwo swoich dostawców i wpisywać wymagania do umów.

Objęte firmy mają wdrożyć system zarządzania bezpieczeństwem do 3 kwietnia 2027 roku, więc wtedy ankiety od klientów ruszą na dobre. Uporządkowane konta i kopie ułatwiają ich wypełnienie. Osobno piszemy, jakie są wymagania NIS2 od klientów.

7. Kiedy serwer dla firmy nadal ma sens

Większość firm na 10 do 100 osób nie potrzebuje w biurze żadnego sprzętu. Część potrzebuje i to jest uzasadniona decyzja, zawsze w najmniejszej konfiguracji i w połączeniu z chmurą, a nie jako serwerownia.

Zakład produkcyjny ze słabym łączem

Firma produkcyjna z halą daleko od miasta i ze słabym internetem nie może polegać wyłącznie na chmurze. Maszyny muszą pracować także bez łącza. Większość firm ma dziś stałe, szybkie łącze, ale nie każda hala.

Rozwiązaniem jest niewielki lokalny węzeł: urządzenie przy maszynach, które zbiera dane, pracuje bez internetu i dosyła je do chmury, gdy łącze wróci. Poczta, dokumenty, kopie i dostęp z zewnątrz zostają w chmurze. Do tego dochodzi zapasowe łącze, na przykład przez sieć komórkową albo satelitę, które wdrażamy.

Ta sama zasada działa w każdej firmie, która musi mieć dostęp do danych zawsze, także bez internetu. Najlepszym wyjściem jest wtedy hybryda, czyli połączenie urządzenia na miejscu z chmurą. Dane leżą na miejscu i otwierają się w ułamku sekundy, a każda zmiana na bieżąco trafia do chmury. Awaria sprzętu w biurze nie zabiera więc danych ze sobą, a awaria internetu nie zatrzymuje pracy.

Jeśli w konkretnej firmie naprawdę potrzebny jest serwer, to może być serwer, też połączony z chmurą. Osobno piszemy, jak działa chmura przy słabym internecie.

Program, którego nie da się przenieść

Zadaj producentowi trzy pytania. Czy jest wersja w chmurze? Czy przeniesie do niej Twoje dane? Co dzieje się z pracą, gdy padnie łącze? Jeśli jej nie ma, ten sam program można postawić u dostawcy chmury. Łączysz się z nim wtedy z biura, z domu i z oddziałów.

Jeśli obie drogi odpadną, program zostaje na miejscu jako stan przejściowy, z planem przejścia i datą. Nie ma w tym nic wstydliwego.

Jeśli serwer już stoi w Twojej firmie

Serwer działa i ktoś musi się nim zajmować. Administracja serwerami jest w naszej ofercie: bierzemy serwer pod opiekę takim, jaki jest, i porządkujemy kopie oraz dostępy. Kolejne rzeczy przenosimy wtedy, kiedy i tak coś się w firmie zmienia: kończy się wsparcie producenta, przychodzi nowy program albo wymieniasz komputery.

Nie stawiamy warunku „najpierw przeprowadzka”. Działamy jak Twój dział technologii bez etatu: jako partner technologiczny wdrażamy, a potem zostajemy na opiece, na całym Dolnym Śląsku. Tak wygląda u nas outsourcing IT dla firm.

Sprzęt w biurze a chmura, punkt po punkcie

• Wejście w koszt. Sprzęt w biurze: zakup i wdrożenie na starcie. Chmura: abonament od pierwszego miesiąca, a mała skala bywa darmowa.
• Praca z domu i z telefonu. Sprzęt w biurze: wymaga obejścia, które ktoś utrzymuje. Chmura: działa tak samo wszędzie.
• Awaria sprzętu. Sprzęt w biurze: wymiana części i odtworzenie danych. Chmura: dane leżą w kilku budynkach naraz.
• Awaria internetu. Sprzęt w biurze: praca na miejscu trwa, choć poczta i tak stoi. Chmura: praca staje do przełączenia na łącze zapasowe.
• Awaria u dostawcy. Sprzęt w biurze: nie dotyczy. Chmura: zdarza się, z raportem o przyczynach (sekcja 5).
• Wyjście i przeniesienie danych. Sprzęt w biurze: wyciągnięcie danych ze starego sprzętu. Chmura: eksport od dostawcy, od 12 stycznia 2027 roku bez opłat.

W firmie na 10 do 100 osób chmura wygrywa w większości punktów. Awaria internetu i awaria u dostawcy to jedyne dwa, w których sprzęt w biurze ma realną przewagę. Na pierwszą odpowiada zapasowe łącze, które sprawdzamy w pierwszej kolejności. Na drugą praca na plikach zapisanych na komputerach i kopia u innego dostawcy.

8. Jak przejść do chmury bez rewolucji: lista kontrolna na start

Siedem kroków, a przy każdym rzecz, na którą na tym etapie warto uważać.

Przy zmianie pękają zwykle te same rzeczy: drukarki skanujące do folderu na serwerze, program przywiązany do dysku w biurze, stare ścieżki w arkuszach. Wypisz je przed startem. Cały przebieg rozpisujemy osobno jako migrację do chmury krok po kroku.

Scenariusz modelowy: zakład produkcyjny z biurem pod Legnicą

To scenariusz modelowy, złożony z sytuacji, które powtarzają się w regionie, a nie opis konkretnego wdrożenia.

Punkt wyjścia: hala i biuro, w szafie starszy serwer z folderami i programem do produkcji, obok dysk z kopią. CRM handlowców działa już w chmurze, poczta jest na hostingu.

Zmiana idzie w trzech etapach: poczta z logowaniem dwuetapowym, potem pliki z uprawnieniami i kopia poza biurem, na końcu program do produkcji. Na hali zostaje jedno niewielkie urządzenie, które zbiera dane z maszyn i przesyła je do chmury.

Efekt: dokumenty są dostępne z trasy i z telefonu, kopia leży poza budynkiem, a hala pracuje dalej przy awarii internetu.

Firma usługowa z trzema lokalizacjami na Dolnym Śląsku osiąga ten sam efekt bez żadnego urządzenia na miejscu. Nie ma maszyn, z których trzeba zbierać dane.

Kierunek jest jasny, ale tempo zależy od Ciebie. Jeśli serwer ma przed sobą lata wsparcia, a kopie i dostępy są w porządku, możesz przenosić rzeczy przy naturalnych okazjach. Ważne, żeby każda kolejna decyzja o sprzęcie zapadała z planem przejścia w ręku.