Własny informatyk czy outsourcing IT?

Co się bardziej opłaca

Dla firmy z 10–100 osób z Legnicy jeden informatyk na etacie zwykle nie pokrywa całej pracy. Brakuje go na urlopie i na L4 (zwolnieniu lekarskim). A help-desk (bieżąca pomoc, gdy sprzęt nie działa), bezpieczeństwo i strategia to różne specjalizacje dla jednej osoby.

Outsourcing IT daje za stałą miesięczną opłatę cały zespół, jednego opiekuna i czas reakcji zapisany w umowie. Własny etat wygrywa dopiero przy większej skali albo przy stałych, bardzo specyficznych potrzebach na miejscu.

Reszta tekstu pomaga Ci to rozstrzygnąć liczbami. Pokazujemy, z czego naprawdę składa się koszt etatu i kiedy jeden człowiek przestaje wystarczać. Dostaniesz gotowy argument dla prezesa.

Ile naprawdę kosztuje etat

Pensja to część rachunku, którą widać. Prawdziwy koszt informatyka na etacie jest wyższy, bo do wynagrodzenia dochodzi kilka pozycji, o których łatwo zapomnieć przy pierwszym liczeniu.

Najpierw składki. Do pensji brutto pracodawca dopłaca składki ZUS, które według ZUS dokładają zwykle około 20% ponad samo wynagrodzenie. To koszt, który ponosisz co miesiąc, niezależnie od liczby zgłoszeń.

Potem reszta stałych pozycji. Składają się na nie sprzęt, programy z licencjami, szkolenia i certyfikaty oraz rekrutacja, gdy etat trzeba obsadzić. Każda z nich to wydatek, który przy outsourcingu jest już w abonamencie.

Na koniec luka, której nie widać w arkuszu. Gdy informatyk jest na urlopie albo na L4, ktoś musi go zastąpić, a jednoosobowy dział nie ma kim. Ten brak to ukryty koszt, który płacisz przestojem firmy.

Dlatego porównując oferty, nie zestawiaj abonamentu z samą pensją. Uczciwe porównanie to abonament kontra pełny koszt etatu razem ze składkami, sprzętem i ryzykiem nieobecności.

Dlaczego jeden etat nie wystarcza

Jeden informatyk to jeden zestaw rąk i jeden zakres wiedzy. Problem nie leży w jego umiejętnościach. Leży w tym, że IT w firmie to kilka różnych zadań naraz, a osoba jedna.

Pomoc dla pracowników, monitoring serwerów, bezpieczeństwo i planowanie to osobne specjalizacje. Trudno, żeby jedna osoba była jednocześnie help-deskiem, specjalistą od zabezpieczeń i doradcą od budżetu IT.

Do tego dochodzi dostępność. Urlop, L4 albo odejście informatyka zostawia firmę bez wsparcia z dnia na dzień. Przy jednym etacie nie ma kto przejąć zgłoszeń, więc awaria czeka na powrót jednej osoby.

W outsourcingu stoi za Tobą zespół, a nie jeden informatyk z numerem prywatnym. Jego urlop też potrafi być awarią — w modelu zewnętrznym ktoś inny po prostu odbiera zgłoszenie.

Porównanie punkt po punkcie

Najłatwiej zobaczyć różnicę w jednej tabeli. Poniżej te same kryteria, które warto wpisać do arkusza porównania dostawców, zestawione dla własnego etatu i dla outsourcingu IT.

• Koszt — własny informatyk: pensja, składki ZUS, sprzęt, szkolenia i rekrutacja. Outsourcing IT: jedna stała miesięczna opłata.
• Dostępność (urlop i L4) — własny informatyk: brak wsparcia, gdy go nie ma. Outsourcing IT: zgłoszenie przejmuje ktoś inny z zespołu.
• Zakres kompetencji — własny informatyk: jedna głowa, jedna specjalizacja. Outsourcing IT: help-desk, sieć, bezpieczeństwo i strategia w jednym zespole.
• Skalowanie — własny informatyk: kolejny etat i kolejna rekrutacja. Outsourcing IT: rośnie razem z firmą, bez zatrudniania.
• Ryzyko jednej osoby — własny informatyk: odejście to dziura w wiedzy o firmie. Outsourcing IT: wiedza zostaje w zespole i w dokumentacji.
• Czas reakcji — własny informatyk: zależny od jednej osoby. Outsourcing IT: gwarantowany czas reakcji zapisany w umowie.
• Strategia i budżet — własny informatyk: zwykle brak, gasi pożary. Outsourcing IT: stały plan i nadzór nad budżetem IT.

Dwa wiersze wymagają słowa wyjaśnienia. Gwarantowany czas reakcji zapisuje się w umowie SLA (gwarantowany czas reakcji). Planem rozwoju IT zajmuje się rola vCIO (wirtualny dyrektor IT), a nie tylko pojedynczymi naprawami.

Kiedy outsourcing się opłaca

Uczciwa odpowiedź zależy od skali i od tego, jak bardzo IT jest sercem Twojej firmy. Dla większości firm z 10–100 osób z Dolnego Śląska zewnętrzny zespół wygrywa na koszcie i na ciągłości wsparcia.

Outsourcing opłaca się, gdy masz różny sprzęt i systemy, ale za mało pracy, żeby utrzymać dwie–trzy osoby na etacie. Jeden informatyk nie pokryje wtedy całego zakresu, a zespół zewnętrzny tak — w ramach jednej opłaty.

Kiedy wygrywa własny dział

Własny dział IT broni się przy większej skali albo przy stałych, bardzo specyficznych potrzebach na miejscu. Jeśli IT jest produktem firmy i potrzebujesz ludzi przy systemach cały dzień, etat ma sens.

Firma z dojrzałym działem IT na 200 i więcej osób to zwykle nie jest nasz target. Mówimy to wprost, bo na tej skali własny zespół, kierownik IT i procedury bywają tańsze i szybsze niż dostawca.

Dla firmy w środku — kilkadziesiąt osób, jeden czy dwa magazyny, rosnąca liczba systemów — granica zwykle przechyla się na outsourcing. Masz cały zakres bez etatu i bez ryzyka jednej osoby. To kryterium, które łatwo obronić przed prezesem.

Obsługa IT a outsourcing IT

Porównując oferty, łatwo pomylić dwa różne poziomy współpracy. W skrócie: obsługa IT to bieżące wsparcie i help-desk. Outsourcing IT to cały dział IT na zewnątrz, razem ze strategią i budżetem.

Granica leży w odpowiedzialności. Przy obsłudze IT decyzje o sprzęcie, programach i dostawcach zostają po Twojej stronie. Przy outsourcingu tę odpowiedzialność, z planem i budżetem, bierzemy na siebie.

Pełne rozróżnienie opisaliśmy osobno, bo to częste pytanie z pierwszej rozmowy. Jeśli chcesz je rozłożyć krok po kroku, sprawdź, na czym polega outsourcing IT. Po lżejszą wersję zajrzyj do obsługi IT dla firm.

Jak wygląda przejście

Najczęstsza obawa Pani z biura to nie nowy dostawca, tylko migracja. Pytanie brzmi: czy przez kilka tygodni pracownicy będą eskalować wszystko do mnie zamiast do firmy zewnętrznej. Dlatego przejście prowadzimy etapami.

1. Audyt — sprawdzamy sprzęt, sieć, kopie zapasowe i bezpieczeństwo, żeby wiedzieć, na czym stoisz.
2. Przejęcie — pracujemy najpierw równolegle z obecnym wsparciem, żeby firma nie została bez IT ani na dzień.
3. Umowa SLA — czas reakcji, zakres i wypowiedzenie wpisane wprost, bez gwiazdek.
4. Raport — regularne rozliczenie zgłoszeń i stanu IT, które możesz pokazać prezesowi.

Kolejność jest stała, ale tempo zależy od Twojej firmy. Nie obiecujemy konkretnej liczby dni z góry, bo zależy od liczby komputerów i lokalizacji. Pierwszy okres to czas dopasowania — uczymy się Twojego sprzętu, a Ty sprawdzasz, czy do siebie pasujemy.

Najważniejsze dla Ciebie: zgłoszenia od pierwszego dnia idą do nas, a nie do Ciebie. To właśnie ten etap najczęściej decyduje, czy migracja będzie spokojna, czy chaotyczna.

Częste błędy przy wyborze

Przy tej decyzji wracają te same pomyłki. Wymieniamy je wprost, bo każda potrafi przewrócić porównanie i wybór dostawcy.

Porównanie z samą pensją

Najczęstszy błąd to zestawienie abonamentu z samą pensją informatyka. Pomijasz wtedy składki ZUS, sprzęt, szkolenia i lukę na urlop oraz L4. Uczciwe porównanie bierze pełny koszt etatu, nie tylko kwotę na pasku.

Wybór dostawcy z drugiego końca Polski

Drugi błąd to wybór najtańszej firmy z drugiego końca kraju. Gdy serwer staje w poniedziałek o 9:00, liczy się ktoś, kto przyjedzie do Legnicy, a nie odległy help-desk. Dlatego pytaj, czy dostawca ma kogoś w Twojej okolicy.

Brak SLA na papierze

Trzeci błąd to wiara w hasło „szybko reagujemy" bez liczby w umowie. „Szybko" bez SLA nic nie znaczy. Czas reakcji, czas naprawy i dostępność powinny być zapisane, żebyś mogła się na nie powołać.

Przykład z Dolnego Śląska

Najłatwiej zobaczyć różnicę na typowej firmie. Weźmy producenta spod Lubina, około 60 osób, jeden zakład i dwa serwery. Przez lata IT trzymało się na jednym informatyku, który „wpadał, gdy mógł".

Problem nie był w jego umiejętnościach, tylko w skali. Gdy szedł na urlop, firma czekała z każdym zgłoszeniem do jego powrotu. Bezpieczeństwo i kopie zapasowe schodziły na drugi plan, bo jeden człowiek gasił pożary.

Po przejściu na outsourcing rachunek zmienił się w trzech miejscach. Zniknęła luka urlopowa, bo zgłoszenia przejmuje zespół. Doszła rola vCIO z planem sprzętu. A koszt stał się jedną przewidywalną opłatą zamiast pensji plus składek plus zakupów.

To profil, nie liczba klientów ani obietnica. Jeśli rozpoznajesz w nim swoją firmę z Legnicy, Lubina czy Głogowa, masz gotowy punkt wyjścia do porównania. Resztę liczb dopasujemy do Twojego sprzętu.

Od czego zacząć

Najprostszy pierwszy krok to krótka rozmowa, bez zobowiązań i bez technicznych pytań do Ciebie. Mówisz, ile masz komputerów, lokalizacji i co najczęściej się psuje. My mówimy, czy outsourcing ma w Twoim przypadku sens, czy wystarczy lżejsza obsługa IT dla firm.

Pełny zakres usługi i model rozliczenia opisaliśmy na stronie outsourcing IT dla firm. Tam znajdziesz, co wchodzi w abonament, a co rozliczamy osobno.

Jesteśmy w Legnicy przy ul. Zielonej 4. Obsługujemy firmy z Legnicy, Lubina, Polkowic, Głogowa i całego Dolnego Śląska. Najszybciej zadzwoń: +48 534 865 428, albo napisz przez formularz kontaktowy i opisz, co masz.