Obsługa IT a outsourcing IT — różnice

Obsługa IT a outsourcing IT — krótka odpowiedź

Obsługa IT i outsourcing IT różnią się zakresem odpowiedzialności, nie ceną ani dostawcą. Obsługa IT to bieżące wsparcie i naprawa awarii — decyzje o sprzęcie i dostawcach zostają po Twojej stronie.

Outsourcing IT przejmuje całe IT firmy: strategię, budżet, dostawców i codzienne wsparcie, za stałą miesięczną opłatę. Mniejsze firmy zwykle zaczynają od obsługi IT, a do outsourcingu przechodzą później.

To rozróżnienie jest praktyczne, bo decyduje, za co realnie płacisz i kto pilnuje Twojego IT, gdy o nim nie myślisz. Niżej rozkładamy obie usługi na czynniki pierwsze i podpowiadamy, którą wybrać.

Działamy z Legnicy. Obsługujemy firmy w Lubinie, Polkowicach, Głogowie, Jaworze, Chojnowie i Bolesławcu, a także na południu — w Świdnicy, Wałbrzychu i Jeleniej Górze.

Co obejmuje obsługa IT

Obsługa IT to lżejszy, reaktywny poziom współpracy. Pomagamy, gdy coś przestaje działać, i pilnujemy, żeby sprzęt oraz dane były bezpieczne na co dzień.

W praktyce na obsługę IT składa się sześć rzeczy, które dostaje firma zatrudniająca 10–50 osób:

• Monitoring i help-desk — pilnujemy serwerów i komputerów, a zgłoszenie przyjmujemy przez telefon, e-mail lub portal klienta.
• Naprawa awarii — gdy kasa fiskalna nie drukuje albo komputer nie startuje, łączymy się zdalnie, a w razie potrzeby przyjeżdżamy.
• Kopie zapasowe — szyfrowane kopie danych lokalnie i w chmurze, z regularnym sprawdzaniem, że odtworzenie naprawdę działa.
• Bezpieczeństwo i RODO — antywirus, ochrona przed ransomware (atakami szyfrującymi dane), polityki haseł i zgodność z RODO.
• Sieć i Wi-Fi — projektujemy i utrzymujemy bezpieczną sieć firmową oraz dostęp dla pracowników w terenie.
• Wizyty u klienta — przyjeżdżamy do biura w Legnicy, Lubinie i Polkowicach: instalacje, konfiguracje, przegląd sprzętu.

Czego obsługa IT zwykle nie obejmuje: stałego planu rozwoju IT, nadzoru nad dostawcami i pełnej odpowiedzialności za budżet. Te rzeczy wchodzą dopiero w outsourcing IT, który opisujemy w następnej sekcji.

Pełny zakres lżejszej usługi opisujemy na stronie naszej obsługi IT dla firm. Tam zobaczysz dokładnie, co wchodzi w stałą opłatę, a co rozliczamy osobno.

Co to jest outsourcing IT

Outsourcing IT to przejęcie całego IT firmy przez zewnętrzny zespół, który prowadzi je jak własny dział. Dostajesz wszystko z obsługi IT, plus warstwę, która patrzy na całość, a nie tylko gasi pożary.

Outsourcing IT dokłada do obsługi cztery rzeczy, których ta lżejsza usługa nie daje:

• Strategia i vCIO — vCIO (wirtualny dyrektor IT) układa plan rozwoju i budżet oraz jest jedynym rozmówcą dla Ciebie i zarządu.
• Nadzór nad dostawcami — negocjujemy łącza, licencje i serwis, pilnujemy terminów i zgłaszamy usterki w Twoim imieniu.
• Plan rozwoju na 12–24 miesiące — z góry wiadomo, co i kiedy wymienić, zanim sprzęt zacznie wstrzymywać pracę.
• Comiesięczny raport SLA — SLA (zapisany w umowie czas reakcji) rozliczamy raportem: ile było zgłoszeń i jak szybko pomogliśmy.

Najkrócej: przy obsłudze IT to Ty zostajesz właścicielem decyzji o sprzęcie i dostawcach. Przy outsourcingu tę odpowiedzialność, razem z planem i budżetem, bierzemy na siebie.

Pełny zakres szerszej usługi opisujemy na stronie outsourcingu IT dla firm. Tam zobaczysz, co dokładnie wchodzi w abonament i jak wygląda comiesięczny raport.

Jak wygląda samo przejście IT do nas, krok po kroku, rozkładamy w przewodniku po outsourcingu IT. Tu skupiamy się na tym, czym ta usługa różni się od obsługi.

Tabela porównania: obsługa kontra outsourcing

Najszybciej różnicę widać na zestawieniu punkt po punkcie. Każdy wiersz to jedna cecha i to, jak wygląda przy obu usługach:

• Zakres — obsługa IT: bieżące wsparcie i naprawa awarii. Outsourcing IT: całość IT, łącznie ze strategią.
• Kto decyduje o sprzęcie — obsługa IT: Ty. Outsourcing IT: my, w uzgodnieniu z Tobą.
• Dostawcy (internet, programy, serwis) — obsługa IT: po Twojej stronie. Outsourcing IT: po naszej.
• Plan rozwoju i budżet IT — obsługa IT: zwykle brak. Outsourcing IT: stały plan na 12–24 miesiące i nadzór nad budżetem.
• Bezpieczeństwo i RODO — obsługa IT: ochrona i kopie zapasowe na co dzień. Outsourcing IT: to samo plus audyt zgodności i pomoc po incydencie.
• Raportowanie — obsługa IT: na bieżąco przy zgłoszeniach. Outsourcing IT: comiesięczny raport SLA z liczbami.
• Dla kogo — obsługa IT: mniejsze firmy, prosty sprzęt. Outsourcing IT: więcej systemów, więcej ludzi, więcej lokalizacji.
• Rozliczenie — obie usługi: stała miesięczna opłata zamiast rozliczeń godzinowych.

Co jest tańsze — obsługa czy outsourcing

Obsługa IT zwykle kosztuje mniej, bo to węższy zakres — płacisz za bieżące wsparcie, nie za przejęcie całego IT. Outsourcing IT bywa droższy, bo bierzemy na siebie strategię, dostawców i budżet.

Obie usługi rozliczamy stałą miesięczną opłatą zamiast stawki godzinowej. Dzięki temu z góry wiesz, ile wyniesie miesiąc, bez godzinowych niespodzianek na fakturze.

Nie podajemy widełek z głowy, bo każda firma ma inny sprzęt i inną liczbę lokalizacji. Konkretną kwotę dla Twojej firmy podajemy po krótkim audycie, bez ukrytych opłat.

Na cenę najmocniej wpływają cztery rzeczy: liczba komputerów, liczba serwerów, liczba lokalizacji i umówiony czas reakcji. Krótszy gwarantowany czas reakcji podnosi cenę, bo płacisz za pewność szybkiej pomocy.

Czego nie robimy: nie wmuszamy sprzętu, którego nie potrzebujesz, ani programów, których nikt nie używa. Czas reakcji wpisujemy do umowy, a nie zostawiamy jako hasło.

Którą usługę wybrać dla małej firmy

Dla firmy zatrudniającej 10–50 osób punktem wyjścia jest zwykle obsługa IT. To lżejszy poziom: dostajesz szybkie wsparcie i bezpieczeństwo danych, a decyzje o sprzęcie trzymasz u siebie.

Na outsourcing IT firmy przechodzą, gdy systemów i ludzi przybywa, a IT zaczyna wstrzymywać pracę przy każdej awarii. Wtedy opłaca się oddać całość jednemu zespołowi, razem z planem i dostawcami.

Trzy pytania, które rozstrzygają wybór

1. Czy gdy IT się psuje, firma staje? Jeśli tak — bliżej Ci do outsourcingu, bo płacisz za pewność.
2. Czy chcesz sam decydować o sprzęcie i dostawcach? Jeśli tak — obsługa IT zostawia te decyzje u Ciebie.
3. Czy masz jedną lokalizację i prosty sprzęt? Jeśli tak — obsługa IT zwykle wystarcza na start.

Nie musisz tego rozstrzygać sam. Po krótkiej rozmowie i audycie podpowiadamy, który poziom pasuje do Twojej firmy — bez przekonywania na siłę. Zaczynamy zwykle od mniejszego zakresu i rozszerzamy, gdy faktycznie tego potrzebujesz.

Częste błędy przy wyborze

Najczęstszy błąd to kupowanie usługi po nazwie, nie po zakresie. Dwie firmy mogą sprzedawać „outsourcing IT”, a oferować zupełnie różne rzeczy — dlatego zawsze pytaj, co dokładnie wchodzi w opłatę.

Drugi błąd to płacenie za outsourcing, gdy realnie potrzebujesz tylko obsługi. Jeśli masz prosty sprzęt i jedną lokalizację, pełne przejęcie IT bywa nadmiarem — i odwrotnie, przy rozproszonej firmie sama obsługa nie nadąża.

Trzeci błąd to brak zapisanego czasu reakcji. „Reagujemy szybko” bez liczby w umowie nic nie znaczy. Pytaj o gwarantowany czas reakcji i o to, czy jest w SLA, czy tylko w rozmowie.

Przykład z Dolnego Śląska

Wyobraź sobie biuro rachunkowe z Lubina z piętnastoma komputerami w jednym biurze. Najważniejsze są dla niego kopie zapasowe i szybka pomoc, gdy program księgowy się zawiesza. Tu obsługa IT zwykle wystarcza.

Teraz hurtownia z Dolnego Śląska: magazyn, dwie lokalizacje, własny serwer i integracja z Allegro. Gdy serwer pada, staje sprzedaż. Taka firma zwykle wybiera outsourcing IT, bo potrzebuje planu, nadzoru nad dostawcami i jednego numeru do wszystkiego.